Zwrot VAT – kiedy jest możliwy i jak go uzyskać?
Jedną z podstawowych zalet bycia czynnym VAT-owcem jest opcja rozliczania VAT-u od zakupów, co zwykle polega po prostu na zmniejszaniu podatku do zapłaty. Może to doprowadzić do sytuacji, w której VAT od zakupów przewyższa ten do zapłaty, co przeradza się w opcję wnioskowania o zwrot VAT.
Ta kusząca perspektywa uzyskania przelewu od fiskusa wymaga jednak spełnienia kilku warunków, a ponadto może wzbudzić podejrzenia urzędników.
Zwrot wynika z nadwyżki VAT-u od zakupów
Kiedy pojawia się opcja uzyskania zwrotu VAT? Zwrot VAT jest możliwy, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik wykaże, że podatek od zakupów (naliczony) jest większy, niż podatek od sprzedaży (podatek VAT należny). Przedstawienie mechanizmu uzyskania zwrotu warto zatem zacząć od wyjaśnienia czym różnią się od siebie te dwa „rodzaje” VAT-u.
Na różnicę pomiędzy VAT-em należnym, a naliczonym wskazują już same ich nazwy. Podatek należny „należy się” urzędowi skarbowemu. Jest to VAT od sprzedaży. Jego wielkość zależy od ceny netto sprzedawanego towaru lub usługi świadczonej przez firmę i stawki VAT. Przykładowo, firma handlująca częściami samochodowymi sprzedaje zderzak w cenie 150 zł netto. Części samochodowe są obłożone podatkiem 23%. Dla tej transakcji kwota podatku do zapłacenia przez przedsiębiorcę wynosi 23% z kwoty netto, czyli 34,50 zł.
Z kolei VAT naliczony to ten figurujący na fakturach zakupowych, czyli wystawionych przez inne firmy. Innymi słowy, jest to VAT od zakupów. Nabywca płaci go za pośrednictwem sprzedawcy – kupując towary lub korzystając z usług innych firm. Dla sprzedawcy części samochodowych, podatkiem VAT naliczonym może być podatek wyszczególniony m.in. na fakturach otrzymanych z hurtowni, w której kupuje części samochodowe.
Będąc czynnym podatnikiem VAT, przedsiębiorca ma obowiązek podliczenia całego VAT-u od sprzedaży, jakiej dokonał w danym okresie – miesiącu lub kwartale. Następnie może od niego odjąć podatek naliczony, czyli od zakupów związanych z prowadzeniem firmy, które dają takie prawo (m.in. są udokumentowane fakturą zawierającą stawkę VAT inną niż 0%). Jeżeli podatek od sprzedaży jest wyższy niż podatek od zakupów, przedsiębiorca musi wpłacić różnicę do urzędu skarbowego.
Może się jednak zdarzyć, że w danym okresie dochodzi do nadwyżki w VAT. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy podatek od zakupów „na firmę” jest wyższy niż ten od sprzedaży. Dzieje się tak m.in. gdy firma:
- dokonuje dużych zakupów opodatkowanych VAT-em (inwestuje),
- uzyskuje niewielkie przychody opodatkowane VAT-em (np. na początku działalności),
- sprzedaje usługi stosując oznaczenie „np” („nie podlega opodatkowaniu” w Polsce – m.in. eksport usług),
- opodatkowuje przychody stawką 0%.
W takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi odprowadzać podatku od sprzedaży do urzędu skarbowego. Powstałą nadwyżkę VAT-u może albo przenieść na kolejny okres rozliczeniowy, albo ubiegać się o jej zwrot.
Przeniesienie nadwyżki VAT – częściowo lub w całości
Przeniesienie uzyskanej nadwyżki VAT pozwala obniżyć należność wobec urzędu skarbowego w kolejnym okresie rozliczeniowym. To rozwiązanie może być korzystne dla przedsiębiorców, spodziewających się zwiększonej sprzedaży w kolejnym miesiącu lub kwartale (np. przed świętami lub w sezonie letnim).
Aby przenieść nadwyżkę VAT na kolejny okres, należy wpisać kwotę do przeniesienia w pozycji 55 deklaracji. Jeżeli w następnym miesiącu lub kwartale podatek od sprzedaży jest wyższy niż podatek od zakupów, nadwyżka z poprzedniego miesiąca zmniejszy zobowiązanie podatkowe wobec urzędu skarbowego. Wtedy w pozycji 37 (lub 47 dla VAT-7K) należy wpisać kwotę nadwyżki z poprzedniej deklaracji.
Jeżeli jednak w kolejnym okresie rozliczeniowym znów powstanie nadwyżka, zostanie ona „skumulowana” i przeniesiona na następny okres. Nadwyżkę można przenosić wielokrotnie nawet wtedy, gdy w kolejnych okresach rozliczeniowych przedsiębiorca nie wykonuje czynności opodatkowanych. Taka nadwyżka VAT pozostaje niejako „do dyspozycji” dotąd, aż przedsiębiorca nie uzyska VAT-u od sprzedaży lub nie zdecyduje się jej wypłacić.
Oprócz przeniesienia całości nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy, przedsiębiorca ma do wyboru inne możliwości:
- przenieść na kolejny okres rozliczeniowy tylko część nadwyżki,
- wnioskować o zaliczenie nadwyżki na poczet innych zobowiązań, np. zaliczki na podatek dochodowy,
- ubiegać się o zwrot całości nadwyżki VAT-u.
W pierwszym przypadku wskazana kwota obniża podatek w kolejnym okresie rozliczeniowym, a pozostałą część można wypłacić. Przedsiębiorca może również starać się o uzyskanie całości nadwyżki. O tym jak kwota ma zostać podzielona należy poinformować urząd skarbowy wypełniając odpowiednie pozycje w deklaracji podatkowej i wpisując odpowiednie kwoty w pozycjach:
- 51 (lub 61 dla deklaracji VAT-7K) - kwota do zwrotu na rachunek bankowy podatnika,
- 52, 53, 54 (lub 62-64) – wskazanie terminu zwrotu podatku VAT,
- 55 (lub 65) - kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.
Zwrot podatku VAT – 3 ważne terminy
Podstawowy termin oczekiwania na zwrot VAT wynosi 60 dni. Chcąc otrzymać pieniądze od urzędu skarbowego w tym czasie należy w deklaracji podatkowej wpisać wybraną kwotę w pozycji 53 (lub 63 dla VAT-7K). Termin ten dotyczy również przedsiębiorców, którzy nie dokonują sprzedaży opodatkowanej, ponieważ świadczą usługi lub dostarczają towary poza granice Polski. Aby uzyskać zwrot podatku muszą oni dodatkowo złożyć wniosek w urzędzie skarbowym.
Na deklaracji VAT znajdują się jeszcze dwa inne terminy – 25 dni oraz 180 dni. Służą one do wnioskowania o skrócony – lub wydłużony termin zwrotu. Oba jednak wiążą się z dodatkowymi wymaganiami.
Aby otrzymać zwrot podatku w ciągu 25 dni, przedsiębiorca musi opłacić wszystkie faktury, wykazane w deklaracji oraz złożyć uzasadnienie skrócenia terminu. Wniosek nie ma określonego wzoru. Należy go dołączyć do deklaracji podatkowej. W przeciwnym razie urząd skarbowy może odmówić zwrotu VAT w skróconym terminie. Natomiast 180 dni to czas, po którym mogą uzyskać zwrot VAT-u przedsiębiorcy, którzy mają nadpłatę podatku i w danym okresie rozliczeniowym nie dokonali żadnej sprzedaży.
Kontrola skarbowa może opóźnić zwrot
Termin uzyskania zwrotu VAT może się dodatkowo wydłużyć za sprawą fiskusa. Zdarza się, że mechanizm zwrotu VAT bywa wykorzystywany przez oszustów podatkowych w celu otrzymania nienależnych pieniędzy (m.in. dlatego wprowadzono niedawno mechanizm solidarnej odpowiedzialności za VAT związany m.in. z zakupem „towarów wrażliwych”).
Co za tym idzie, urzędy skarbowe często weryfikują zasadność zwrotu VAT, co wymaga dodatkowego czasu. W niektórych urzędach tzw. czynności sprawdzające mogą być wręcz uruchamiane automatycznie, gdy pojawia się wniosek o zwrot. W takiej sytuacji, urząd skarbowy wzywa podatnika do przedstawienia faktur potwierdzających prawo do wypłaty VAT. Zazwyczaj można taką sprawę załatwić e-mailowo, przesyłając skany faktur, choć zależy to od przychylności konkretnego urzędnika.
Jeśli weryfikacja zasadności zwrotu VAT przebiegnie pomyślnie dla podatnika, urząd skarbowy wypłaca przedsiębiorcy kwotę zwrotu wraz z odsetkami (gdy następuje to później, niż wynika z przytoczonych powyżej zasad 60, 25 lub 180 dni).
180 dni oczekiwania na zwrot można skrócić
Istnieje możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT dla przedsiębiorców, którzy nie wykonali w danym okresie żadnych czynności opodatkowanych VAT-em. Standardowo, czekają oni bowiem aż 180 dni, aby odzyskać podatek od zakupów (co zostało opisane powyżej).
Jednak zamiast czekać aż 180 dni, mogą oni skrócić ten czas, pod warunkiem spełnienia kilku dodatkowych warunków. Konieczne jest wówczas przedstawienie w tej sprawie wniosku do urzędu skarbowego wraz z jego motywacją (np. że pieniądze ze zwrotu są niezbędne do inwestycji) oraz zabezpieczenia majątkowego w formie:
- gwarancji bankowej,
- weksla z poręczeniem wekslowym banku,
- czeku potwierdzonego przez krajowy bank wystawcy czeku,
- papierów wartościowych na okaziciela o określonym terminie wykupu,
- bankowych papierów wartościowych i listów zastawnych o określonym terminie wykupu.
Wniosek jest rozpatrywany przez naczelnika danego urzędu skarbowego. Sprawdza on m.in. czy wartość zabezpieczenia wystarczy na pokrycie wypłacanej kwoty zwrotu. Przy pozytywnym rozpatrzeniu wniosku podatnika, termin zostaje skrócony ze 180 do 60 dni.
Jakie kryteria trzeba spełnić, by otrzymać zwrot VAT w ciągu 15 dni?
- W ciągu ostatniego kwartału lub trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wykazano zwrot VAT, minimum 80% całkowitej wartości sprzedaży zostało zarejestrowane przy zastosowaniu kas rejestrujących, a co najmniej 80% wpływów zostało opłaconych w sposób bezgotówkowy – np. przelewem bankowym lub kartą.
- W ciągu sześciu kolejnych miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres rozliczeniowy, za który składany jest wniosek o zwrot, sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej – łącznie z podatkiem – osiągnęła wartość co najmniej 40 tysięcy złotych.
- Wartość zwrotu VAT nie może być wyższa od dwukrotnej wysokości podatku zarejestrowanego w danym okresie rozliczeniowym (miesięcznym lub kwartalnym), a suma przeniesionej nadwyżki VAT z wcześniejszych deklaracji nie powinna przekraczać 3 000 zł.
Warto pamiętać, że progi 80% odnoszą się do trzech miesięcy lub pełnego kwartału poprzedzającego miesiąc, w którym ubiega się o zwrot VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca rozliczający się miesięcznie powinien uwzględnić dane sprzedażowe z ostatnich trzech miesięcy, a nie jedynie z miesiąca bezpośrednio poprzedzającego okres zwrotu.
Jak przygotować się do kontroli przed zwrotem VAT?
Złożenie deklaracji z wykazanym zwrotem VAT często uruchamia tzw. czynności sprawdzające. Organ podatkowy może zażądać od podatnika dodatkowych dokumentów, takich jak faktury sprzedażowe, potwierdzenia zapłaty, czy dokumenty celne w przypadku importu towarów. W sytuacji, gdy podatnik składa wniosek o zwrot VAT w terminie krótszym niż 60 dni, np. 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego, weryfikacja może być jeszcze bardziej szczegółowa. Aby usprawnić proces i uniknąć przedłużania postępowania podatkowego, warto przygotować komplet dokumentów już na etapie składania deklaracji. Dotyczy to także transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika – urząd może sprawdzić, czy konto VAT widnieje w wykazie prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Warto również upewnić się, że wszelkie płatności zostały dokonane przy użyciu instrumentu płatniczego przypisanego do rachunku bankowego podatnika, co stanowi dodatkowy dowód wiarygodności transakcji.
Najczęstsze przyczyny odrzucenia wniosku o zwrot VAT
Choć możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT to istotna ulga dla firm, nie każdy wniosek kończy się sukcesem. Jednym z najczęstszych powodów odmowy jest brak zapłaty za faktury zakupowe – zgodnie z przepisami VAT, w określonych przypadkach konieczne jest, by kwoty zostały przez podatnika zapłacone w całości przed wystąpieniem o zwrot. Inne popularne błędy to wskazanie rachunku nienależącego do podatnika (np. w spółdzielczej kasie oszczędnościowo kredytowej bez zgłoszenia go do wykazu) lub błędne wyliczenie kwoty podatku należnego i naliczonego w deklaracji. Zdarza się również, że korekty deklaracji nie zostały prawidłowo uwzględnione, a w skrajnych przypadkach – podatnik złoży wniosek o zwrot mimo braku podstaw prawnych, co może skutkować wszczęciem postępowania podatkowego. Aby uniknąć takich sytuacji, warto na bieżąco monitorować nie tylko stan rozliczeń, ale i zgodność danych z przepisami ordynacji podatkowej.
Zwrot VAT a nowoczesne technologie – rola faktur ustrukturyzowanych
W ostatnich latach cyfryzacja procesów podatkowych znacząco wpłynęła na sposób weryfikacji zasadności zwrotów VAT. Coraz większą rolę odgrywają faktury ustrukturyzowane, które dzięki swojej standaryzacji i powiązaniu z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pozwalają urzędom skarbowym szybciej analizować dane transakcyjne. Dla podatnika bezgotówkowego oznacza to nie tylko większą przejrzystość rozliczeń, ale również potencjalnie krótszy czas oczekiwania na zwrot. Automatyczne zestawienie wartości z faktur z wykazanym VAT należnym w deklaracji zmniejsza ryzyko błędów i skraca ewentualne czynności sprawdzające. Co istotne, złożenie deklaracji podatkowej z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych może być dodatkowym argumentem przy ubieganiu się o zwrot w terminie przyspieszonym – szczególnie w sytuacji, gdy nastąpiła możliwość wykonania zwrotu jeszcze przed zakończeniem kontroli dokumentów.
Jak poprawnie wskazać rachunek VAT do zwrotu?
Wniosek o zwrot VAT musi zawierać poprawnie wskazany rachunek podatnika, na który ma zostać przelana kwota zwrotu VAT. Urząd skarbowy dokonuje przelewu wyłącznie na konto zgłoszone do wykazu prowadzonego przez Szefa KAS – niezależnie od tego, czy jest to klasyczny rachunek rozliczeniowy, czy też konto VAT. Podanie nieaktualnego numeru rachunku, rachunku technicznego lub konta należącego do innego podmiotu (np. w przypadku zastosowaniu kas rejestrujących przez pełnomocnika) może skutkować odrzuceniem wniosku lub przedłużeniem procedury zwrotu. Dla przedsiębiorców dokonujących importu towarów lub składających deklaracje importowe szczególnie ważne jest, aby numer rachunku był zgodny z danymi figurującymi w urzędach celnych. Warto również upewnić się, że rachunek umożliwia odbiór środków bez ograniczeń co do tytułu przelewu – tylko wtedy, w sytuacji podatnik otrzyma decyzję pozytywną, urząd może niezwłocznie przekazać środki, licząc dni od dnia złożenia rozliczenia.
Podsumowanie
Uzyskanie zwrotu VAT to realna korzyść dla podatnika VAT czynnego, zwłaszcza gdy w danym okresie rozliczeniowym czynności opodatkowanych pojawi się nadwyżka podatku naliczonego nad należnym. W takiej sytuacji możliwe jest nie tylko przeniesienie nadwyżki podatku VAT na kolejny okres, ale również uzyskanie jej zwrotu – pod warunkiem spełnienia określonych wymogów i złożenia właściwych danych w deklaracji podatkowej. W zależności od okoliczności, podatnik może liczyć na zwrot kwoty podatku naliczonego nawet w 25 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej, przy czym podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 60 dni. Warto pamiętać, że wypłata środków następuje wyłącznie na rachunek bankowy podatnika, wskazany w systemie jako rachunek VAT lub rachunek rozliczeniowy. Naczelnik urzędu skarbowego może w określonych przypadkach zażądać dodatkowych dokumentów, takich jak faktury ustrukturyzowane lub potwierdzenie zapłaty należności, a kontrola podatkowa może przedłużyć termin zwrotu. Mimo to, odpowiednie przygotowanie deklaracji i znajomość przepisów pozwala bezpiecznie i skutecznie uzyskać zwrot różnicy podatku – niezależnie od tego, czy przedsiębiorca świadczy usługi transportu pasażerskiego, dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, czy prowadzi dostawy towarów i usług na rynku krajowym.
